Getting things done, met Things

Al jaren heb ik een probleem met dingen doen… Ik vergeet ze gewoon. Ooit zij iemand tegen mij: “Dat je ze vergeet is een teken dat je het diep van binnen niet wilt doen.” Hier ben ik het niet mee eens. Ik heb namelijk veel aan mijn hoofd en de hersenen van de (meeste) mensen zijn helaas niet heel effectief in het op het juist moment herinneren van zaken.

David Allen is een bekende naam en vooral een hype in de IT wereld met zijn GTD-systeem: “Getting Things Done“. De methode staat beschreven in zijn boek en dit heeft al een hoop mensen geholpen wat orde te scheppen in de chaos. Hier heb je een voorproefje hoe je met openstaande taken om kan gaan:

Hierboven staat een tekening van David Allen en als ik het zo bekijk klinkt het eigenlijk erg logisch. Dit is slechts een deel van de theorie en om het helemaal te bevatten raad ik aan het boek te lezen.

Deze tekening is een een belangrijk onderdeel van Things, een handige applicatie die ik heb ontdekt. Als ik iets moet doen dan dump ik het in de inbox van deze applicatie en nooit meer vergeet ik iets. Elk moment van de dag als ik even tijd heb pak ik mijn e-mail er bij en verwerk ik openstaande mailtjes ook in Things en verplaats ik dingen in de inbox van de to-do app naar de juiste lijstjes.

Om optimaal gebruik te maken van deze to-do methode heb ik  twee applicaties. Things Mac en Things voor op de iPhone of iPod. Eentje voor het gemak om de taken te bedienen en eentje om ze snel in te vullen of af te tikken.

Laat me uit leggen hoe het Mac programma werkt:

Je hebt bovenin links een aantal lijsten waar je uit kunt kiezen:

  • Today, een lijstje die je vandaag absoluut moet oplossen, deze zie je ook in een teller op de dock of iPhone/iPod
  • Next, een lijstje dat je elk moment kan oplossen
  • Someday, een lijstje wat je ooit eens gaat doen
  • Postponed/Scheduled, een lijst wat je nu nog niet op kan pakken, maar op een bepaalde dag aan herinnerd moet worden

Rechts in het plaatje zie je gebieden waarop je je taken kan filteren. Onder de verzameling lijstjes zie je mensen die verantwoordelijk voor taken kunnen zijn en rechts kan je nog filteren op sleutelwoorden.

Als je taken die in je vandaag nog niet heb opgelost dan heb je een hele handige teller die je er steeds aan helpt herinneren:

Ook op de iPhone/iPod ziet alles er erg logisch en duidelijk uit. De invoer van taken via het kleine schermpje werkt ook fijn en makkelijk.

En een groot voordeel is dat alles wat je op de Mac of iPod doet wordt gesynchroniseerd als deze in hetzelfde WiFi netwerk zitten (en een keer in de software aan elkaar gekoppeld zijn).

Voor mij werkt het dus als volgt. Als ik hoor dat ik iets moet doen en ik heb er nu op het moment zelf geen tijd voor, dan pak ik mijn iPhone erbij en zet ik het in Things. Als ik al weet wanneer ik het moet doen dan zet ik het in het juiste lijstje, als ik het nog niet weet of er geen tijd voor heb dan verdwijnt het in de Inbox om er later over te besluiten.

Met mailtjes is het nog net iets anders…. Daar is mijn mailprogramma de Inbox voor de Things inbox. Alles wat in mijn mail staat moet ik beantwoorden of een taak van maken. Dan verdwijnt het in Things.

Nu heb ik een wat meer probleemloze wereld, geen mailboxen die overstromen met dingetjes die ik nog moet doen en daardoor overspoeld wordt met werk. Er zijn geen taken meer die als een ondoorzichtige brei door mijn hoofd schieten waardoor ik dingen vergeet. Het rode rondje met het getalletje van zaken die ik nog moet doen blijft me er aan herinneren.

Bij mij was het simpelweg het in gebruik nemen van een handige applicatie die in de basis een “Getting things done” methode ondersteunt dat erg goed werkt. Nu is Things niet de enige applicatie die je helpt de boel te organiseren. Het kan ook met andere applicaties, zelfs met Excel. En zonder zelfdiscipline red je het ook met Things niet ;)

Wat nog een handige functie is van Things is dat je taken ook kan onderbrengen in een project. Dit project bevat een lijst van zaken welke allemaal afgevinkt kunnen worden. Eenmaal klaar klaar dan kan je het project zelf afvinken. Zo worden taken netjes met het project gearchiveerd. Het is ook mogelijk om tussentijds een printje naar PDF te maken zodat je alle projectleden (of de opdrachtgever) op de hoogte kan houden met de voortgang van de zaken.

Zie hier de website van Things.

Meer info:

http://macrecon.com/software-review-things/
http://en.wikipedia.org/wiki/Things_(application)http://teencastic.wordpress.com/2008/12/31/things-mac-and-iphone-review-2/
http://www.lifehack.org/articles/technology/things-for-mac-intuitive-streamlined-task-management-software.html
http://thoughtfullaw.com/2009/02/06/a-good-thing/
http://macapper.com/2009/01/27/things-review-getting-things-done-with-style/

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>